Cách mở quyền truy cập Canva để vào thiết kế được người khác chia sẻ

Canva cung cấp các công cụ linh hoạt để bạn dễ dàng yêu cầu quyền truy cập và tiếp tục công việc một cách suôn sẻ. Trong bài viết này, Premiumvns Shop sẽ hướng dẫn bạn cách mở quyền truy cập Canva để vào thiết kế được chia sẻ, giúp bạn xử lý tình huống này chỉ trong vài bước đơn giản. Theo dõi ngay nhé.

1. Cách mở quyền truy cập Canva

Đôi khi, bạn nhận được một liên kết thiết kế Canva từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc khách hàng nhưng không thể xem hoặc chỉnh sửa vì thiết kế chưa được chia sẻ với bạn. Đừng lo lắng, Canva cho phép bạn yêu cầu quyền truy cập một cách dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể mở quyền truy cập vào thiết kế:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Canva:
Đầu tiên, hãy đăng nhập vào tài khoản Canva của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy tạo một tài khoản miễn phí để bắt đầu.

Xem thêm bài viết: Cách đổi màu trong Canva

Bước 2: Truy cập vào liên kết thiết kế:
Nhấp vào liên kết thiết kế mà bạn muốn truy cập. Nếu bạn không có quyền xem hoặc chỉnh sửa, Canva sẽ hiển thị thông báo yêu cầu quyền truy cập.

Bước 3: Gửi yêu cầu quyền truy cập:
Nhấp vào nút “Yêu cầu quyền truy cập” (Request Access) để gửi yêu cầu trực tiếp đến chủ sở hữu thiết kế. Canva sẽ tự động gửi một email thông báo cho họ.

Bước 4: Chờ phê duyệt:
Khi chủ sở hữu thiết kế đồng ý chia sẻ, bạn sẽ nhận được một email thông báo. Nhấp vào nút “Mở thiết kế” (Open Design) trong email đó, và bạn sẽ có quyền truy cập vào thiết kế ngay lập tức.

2. Cách cấp quyền cho bất kỳ sửa thiết kế của bạn

Nếu bạn muốn chia sẻ thiết kế của mình trên Canva để người khác có thể xem hoặc chỉnh sửa, Canva cung cấp một cách dễ dàng để thực hiện điều này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể cấp quyền truy cập cho bất kỳ ai, ngay cả những người không có tài khoản Canva.

Xem thêm bài viết: Cách làm infographic trên Canva

Bước 1: Mở thiết kế cần chia sẻ:
Truy cập Canva và mở thiết kế mà bạn muốn chia sẻ.

Bước 2: Chọn tùy chọn Chia sẻ:
Trong trình chỉnh sửa, nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) nằm ở góc trên cùng bên phải.

Bước 3: Cấp quyền cho mọi người có liên kết:
Trong danh sách thả xuống, chọn “Bất kỳ ai có liên kết” (Anyone with the link).

Bước 4: Chọn quyền truy cập:
Sau đó, bạn có thể chọn một trong hai quyền:

Có thể sửa: Người nhận có thể chỉnh sửa thiết kế.

Có thể xem: Người nhận chỉ có quyền xem thiết kế.

Bước 5: Sao chép liên kết:
Nhấn vào nút “Sao chép liên kết” (Copy link) để sao chép đường dẫn chia sẻ.

Bước 6: Gửi liên kết:
Chia sẻ liên kết này với người cần truy cập qua email, tin nhắn hoặc các nền tảng khác.

Xem thêm bài viết: Cách chuyển Canva sang Google Slide

3. Cách nhận biết nếu có người khác tham gia vào thiết kế của bạn

Canva là một công cụ thiết kế mạnh mẽ, hỗ trợ làm việc nhóm và chia sẻ thiết kế dễ dàng. Tuy nhiên, khi bạn chia sẻ thiết kế cho người khác, việc theo dõi ai đang chỉnh sửa thiết kế của mình là điều cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả trong làm việc nhóm. Dưới đây là cách nhận biết khi có người khác tham gia vào thiết kế của bạn:

1. Dấu hiệu nhận biết người tham gia thiết kế:

• Người đã đăng nhập vào Canva:
  Khi một người dùng khác tham gia chỉnh sửa thiết kế của bạn và họ đã đăng nhập vào tài khoản Canva của mình, bạn sẽ thấy tên viết tắt hoặc hình đại diện của họ hiển thị ở góc trên bên phải màn hình.
• Người chưa đăng nhập:
  Nếu người được chia sẻ thiết kế không đăng nhập vào Canva, hình đại diện của họ sẽ được hiển thị dưới dạng hình minh họa động vật ngẫu nhiên thay vì tên hoặc ảnh đại diện. Điều này giúp bạn nhận biết họ là khách chưa có tài khoản Canva.

2. Quản lý quyền chỉnh sửa và chia sẻ:

Nếu bạn nhận thấy có quá nhiều người truy cập hoặc không muốn ai đó tiếp tục chỉnh sửa thiết kế của mình, Canva cho phép bạn dễ dàng quản lý quyền truy cập:

• Thay đổi quyền chia sẻ:
  Nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) trên thiết kế, sau đó thay đổi từ quyền “Có thể sửa” sang “Có thể xem” hoặc xóa quyền truy cập của họ hoàn toàn.
• Xóa liên kết chia sẻ:
  Nếu bạn không muốn bất kỳ ai truy cập vào thiết kế thông qua liên kết, hãy xóa liên kết chia sẻ trong phần cài đặt quyền truy cập.

Xem thêm bài viết: Cách chia sẻ thiết kế trên Canva

4. Tìm hiểu những điều người khác có thể và không thể làm trên thiết kế của bạn

Khi bạn chia sẻ một thiết kế trên Canva, đặc biệt với liên kết “Bất kỳ ai có liên kết”, người nhận sẽ có các quyền truy cập khác nhau tùy thuộc vào thiết lập mà bạn đã cấp. Tuy nhiên, không phải tất cả các quyền chỉnh sửa và sử dụng đều được mở rộng. Dưới đây là chi tiết về những gì người nhận có thể và không thể làm trên thiết kế của bạn:

4.1 Những điều có thể

• Xem, trình bày và phát thiết kế:
  Người nhận có thể xem toàn bộ thiết kế của bạn, trình bày trực tiếp (nếu là bài thuyết trình) hoặc phát nội dung (nếu là video hoặc file tương tác).
• Chỉnh sửa thiết kế:
  Họ có thể chỉnh sửa các yếu tố thiết kế như:
  • Thay đổi văn bản, hình ảnh và thành phần đồ họa.
  • Thêm, sửa hoặc xóa các trang trong thiết kế.
• Sao chép liên kết thiết kế:
  Người nhận có thể sao chép liên kết thiết kế mà bạn đã gửi và chia sẻ nó với người khác, nhưng họ không thể thay đổi quyền truy cập hoặc thêm tùy chọn chia sẻ.
• Xem nhận xét:
  Người nhận có thể xem các nhận xét bạn hoặc người khác đã để lại trong thiết kế.
• Xem cập nhật trực tiếp:
  Khi có người khác tham gia chỉnh sửa, họ sẽ nhìn thấy các thay đổi được cập nhật theo thời gian thực.

4.2 Những điều không thể

• Tải nội dung hoặc tệp lên thiết kế:
  Người nhận không thể tải ảnh, video hoặc tài liệu khác lên tab Tải lên của thiết kế.
• Thêm hoặc chỉnh sửa nhận xét:
  Nếu người nhận không đăng nhập vào Canva, họ không thể thêm hoặc chỉnh sửa nhận xét trong thiết kế.
• Chia sẻ thiết kế qua các tùy chọn khác:
  Ngoại trừ việc sao chép liên kết thiết kế, người nhận không thể mời thêm người qua email hoặc thay đổi các quyền chia sẻ.
• Thay đổi quyền của liên kết:
  Họ không thể thay đổi thiết lập từ “Có thể sửa” sang “Có thể xem” hoặc ngược lại.
• Tạo bản sao thiết kế:
  Người nhận không thể sao chép thiết kế thành một bản khác trong tài khoản của họ.
• In hoặc tải xuống thiết kế:
  Người nhận sẽ không thể in hoặc tải xuống thiết kế nếu không được cấp quyền đặc biệt.

5. Lý do vẫn không thể truy cập thiết kế được chia sẻ

Dù bạn đã được chia sẻ thiết kế trên Canva, đôi khi vẫn không thể truy cập do một số nguyên nhân thường gặp. Đây là những tình huống mà bạn có thể gặp phải và cách khắc phục:

• Bạn không ở đúng nhóm hoặc tài khoản:
  Nếu thiết kế được chia sẻ trong một nhóm trên Canva, nhưng bạn đang sử dụng tài khoản cá nhân hoặc thuộc nhóm khác, bạn sẽ không thể truy cập. Để kiểm tra, hãy nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở góc trên cùng của trang chủ Canva. Đối với người dùng di động, bạn cần mở Menu để xem hồ sơ của mình. Đảm bảo bạn đang ở đúng nhóm mà thiết kế được chia sẻ.
• Chưa chuyển sang nhóm phù hợp:
  Trong phần Chuyển đội (Teams), bạn sẽ thấy danh sách các đội mà bạn đang tham gia. Hãy kiểm tra đội nào có dấu tích bên cạnh, vì đây là đội mà bạn đang hoạt động. Nếu không phải đội phù hợp, hãy nhấp vào tên đội đúng trong danh sách để chuyển sang. Trang của bạn sẽ tự động làm mới để cập nhật quyền truy cập.

Xem thêm bài viết: Cách định dạng văn bản trên Canva

• Liên kết không hợp lệ hoặc không đầy đủ quyền:
  Nếu bạn đã kiểm tra nhóm nhưng vẫn không thể truy cập, rất có thể liên kết mà bạn nhận được chưa được cấp quyền đầy đủ. Trong trường hợp này, hãy yêu cầu người chia sẻ gửi lại liên kết thiết kế kèm quyền truy cập cụ thể (xem, chỉnh sửa, v.v.).
• Thiết kế không được chia sẻ đúng cách:
  Một số thiết kế được chia sẻ chỉ dưới dạng xem hoặc tải xuống, không cho phép chỉnh sửa. Đảm bảo chủ sở hữu thiết kế đã chọn đúng quyền khi chia sẻ.

6. Lời kết

Vậy là chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng mở quyền truy cập và tiếp tục làm việc với thiết kế được chia sẻ trên Canva. Đây không chỉ là một tính năng tiện lợi giúp việc cộng tác trở nên hiệu quả hơn mà còn mang lại sự linh hoạt cho các dự án nhóm. Nếu bạn muốn trải nghiệm thêm nhiều tính năng cao cấp và quản lý quyền truy cập tốt hơn, đừng quên nâng cấp tài khoản Canva Pro từ Premiumvns Shop nhé.