Top 6 cách tạo chữ ký trong email office 365, có logo cực dễ

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, một chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp mà còn giúp khẳng định thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đặc biệt với người dùng Office 365, Outlook cung cấp rất nhiều tùy chọn để bạn dễ dàng tạo và tùy biến chữ ký – từ nội dung văn bản cơ bản đến việc chèn hình ảnh, logo, liên kết mạng xã hội,…

Nếu bạn đang tìm cách tạo chữ ký ấn tượng, bài viết dưới đây từ Premiumvns Shop sẽ hướng dẫn bạn 6 cách tạo chữ ký trong email Office 365 cực dễ, có logo chuẩn chỉnh – áp dụng linh hoạt trên cả máy tính, điện thoại và trình duyệt web. Cùng khám phá nhé!

1. Cách tạo chữ ký trong email office 365 (outlook) trên máy tính

Việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thể hiện sự chỉn chu trong giao tiếp mà còn góp phần nâng tầm hình ảnh cá nhân hoặc thương hiệu. Nếu bạn đang sử dụng Email trong gói Office 365 bản quyền, dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Premiumvns Shop giúp bạn dễ dàng thiết lập chữ ký trên cả máy tính và trình duyệt web.

1.1. Cách tạo chữ ký trong Email office 365

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook đã được cài đặt sẵn trên máy tính, hãy làm theo 3 bước đơn giản sau để tạo chữ ký:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn.

Bước 2: Nhấp vào Tin nhắn mới → chọn tab Chèn → tiếp tục nhấn vào Chữ ký → Chữ ký…

Bước 3: Tại cửa sổ mới, bạn có thể nhập nội dung chữ ký (bao gồm họ tên, chức danh, số điện thoại, website, logo,…). Sau đó nhấn OK để hoàn tất và lưu lại.

Giờ đây, mỗi email bạn gửi đi sẽ được đính kèm chữ ký chuyên nghiệp, giúp tăng độ tin cậy và gây ấn tượng tốt với người nhận.

Có thể bạn quan tâm: Mua Tài khoản Office 365 giá rẻ chỉ 189K tại Premiumvns Shop

1.2. Cách tạo chữ ký trong Outlook trên Web

Bạn không cần cài phần mềm, vẫn có thể tạo chữ ký nhanh chóng ngay trên phiên bản Outlook nền web. Chỉ cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Outlook Web tại địa chỉ: https://outlook.office365.com/mail/

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải → chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.

Bước 3: Trong cửa sổ mới, chọn mục Thư → tiếp tục vào Thảo và trả lời.

Bước 4: Nhấn Tạo chữ ký mới, sau đó nhập nội dung chữ ký như bạn mong muốn (có thể định dạng màu chữ, thêm hình ảnh, liên kết,…).

Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể sử dụng một chữ ký email chỉn chu – hỗ trợ tăng tính chuyên nghiệp trong mọi thư từ, nhất là khi giao dịch công việc hoặc trao đổi với khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: Mua Tài khoản Office 365 giá rẻ chỉ 189K tại Premiumvns Shop

2. Cách tạo chữ ký trong Outlook trên điện thoại

Việc thiết lập chữ ký trong Outlook trên thiết bị di động sẽ giúp bạn giữ vững hình ảnh chuyên nghiệp dù làm việc ở bất kỳ đâu. Dưới đây là hướng dẫn nhanh gọn mà Premiumvns Shop đã tổng hợp để bạn dễ dàng thực hiện:

Các bước tạo chữ ký trong Outlook trên điện thoại:

Bước 1: Truy cập tài khoản của bạn trên ứng dụng Outlook đã cài đặt trên điện thoại di động.

• Nếu bạn dùng iPhone (iOS), hãy tải ứng dụng từ App Store.
• Với người dùng Android, bạn có thể tìm và tải Outlook từ CH Play.

Bước 2: Mở ứng dụng → nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc dưới bên phải → kéo xuống và chọn mục Chữ ký.

Bước 3: Nhập nội dung chữ ký mà bạn mong muốn (ví dụ: họ tên, chức vụ, số điện thoại, công ty, câu slogan cá nhân,…) → sau đó nhấn Hoàn tất hoặc Lưu để áp dụng thay đổi.

Lưu ý nhỏ từ Premiumvns: Chữ ký email trên điện thoại và máy tính không tự đồng bộ, vì vậy bạn nên thiết lập riêng cho từng thiết bị để đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp công việc.

Như vậy là bạn đã hoàn tất quá trình thiết lập chữ ký trong Outlook trên điện thoại một cách nhanh chóng. Giờ đây, dù đang làm việc tại văn phòng, quán cà phê hay đang di chuyển, bạn vẫn luôn giữ được phong cách chuyên nghiệp và lịch sự trong từng email gửi đi.

Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách kiểm tra tài khoản Office 365​ đã Active chưa?

3. Cách tạo chữ ký có logo trong Outlook

Muốn email của bạn trông chuyên nghiệp và tạo dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ? Một chữ ký email có logo công ty chính là cách đơn giản và hiệu quả nhất để làm điều đó. Dưới đây, Premiumvns Shop sẽ hướng dẫn bạn cách chèn logo vào chữ ký trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ thực hiện:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính → chuyển đến tab Home → bấm New Email để mở cửa sổ soạn thư mới.

Bước 2: Trong cửa sổ soạn thư, chọn tab Message → bấm vào mục Signature → tiếp tục nhấp Signatures…

Bước 3: Trong cửa sổ Signatures and Stationery, nhấn New để tạo chữ ký mới → nhập tên cho chữ ký (ví dụ: “Chữ ký có logo”) → nhấn OK.

Bước 4: Tại khung chỉnh sửa chữ ký, bạn nhập nội dung mong muốn (họ tên, chức vụ, thông tin liên hệ,…).

Sau đó nhấn vào biểu tượng chèn ảnh (Insert Picture) → chọn logo công ty hoặc hình ảnh đại diện bạn đã lưu sẵn trong máy tính → nhấn Insert để thêm vào chữ ký.

Bước 5: Xem lại bố cục chữ ký, chỉnh sửa cỡ chữ, căn chỉnh hình ảnh nếu cần → cuối cùng nhấn OK để lưu.

Có thể bạn quan tâm: Top 6 Cách kích hoạt office 365 miễn phí cho tiết từ A tới Z

4. Cách chỉnh sửa chữ ký email Outlook

Sau khi đã tạo chữ ký email trong Outlook, bạn hoàn toàn có thể quay lại chỉnh sửa nội dung, định dạng hoặc thêm bớt thông tin bất cứ lúc nào. Việc cập nhật chữ ký thường xuyên cũng giúp bạn luôn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp và phù hợp với từng giai đoạn công việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của Premiumvns Shop về cách chỉnh sửa chữ ký email trong Outlook bản máy tính:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính → nhấp vào tab File ở góc trên cùng bên trái màn hình.

Bước 2: Giao diện chuyển sang tab File → chọn Options từ danh sách tùy chọn.

Bước 3: Trong cửa sổ Outlook Options, nhấp vào mục Mail ở cột bên trái → tìm đến dòng Create or modify signatures for messages và nhấn nút Signatures… bên cạnh.

Bước 4: Cửa sổ Signatures and Stationery hiện ra. Tại mục Select signature to edit, bạn sẽ thấy danh sách các chữ ký hiện có.
→ Chọn chữ ký bạn muốn chỉnh sửa, nội dung của nó sẽ hiển thị trong ô Edit signature bên dưới.

Bước 5: Bây giờ bạn có thể thoải mái chỉnh sửa chữ ký như một đoạn văn bản: thay đổi thông tin, font chữ, màu sắc, canh lề, chèn hình ảnh/logo mới hoặc liên kết đến website, mạng xã hội,…
→ Sau khi hoàn tất, nhấn OK để lưu lại thay đổi.

5. Cách thêm chữ ký vào email trong Outlook thủ công

Thông thường, sau khi tạo chữ ký trong Outlook, hệ thống sẽ tự động chèn chữ ký vào mỗi email mới. Tuy nhiên, trong một số trường hợp – như bạn sử dụng nhiều mẫu chữ ký cho các mục đích khác nhau hoặc muốn chủ động lựa chọn chữ ký phù hợp với từng nội dung – thì việc thêm chữ ký thủ công là giải pháp linh hoạt và hiệu quả.

Dưới đây là hướng dẫn nhanh của Premiumvns Shop giúp bạn thêm chữ ký vào email trong Outlook một cách thủ công:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn trên máy tính. Tại giao diện chính, nhấp vào tab Home → chọn New Email để mở cửa sổ soạn thư mới.

Bước 2: Trong cửa sổ email mới, tại tab Message, bạn nhấp vào biểu tượng Signature (Chữ ký) trên thanh công cụ.

Bước 3: Một danh sách các mẫu chữ ký đã tạo trước đó sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần nhấp chọn tên chữ ký mong muốn là nội dung chữ ký đó sẽ lập tức được chèn vào phần cuối email.

6. Cách thay đổi chữ ký email tự động

Bạn đã từng tạo chữ ký email trong Outlook, nhưng sau một thời gian muốn cập nhật nội dung mới cho phù hợp với chức danh, thông tin liên hệ, hoặc định dạng chuyên nghiệp hơn? Đừng lo, Outlook hỗ trợ bạn thay đổi chữ ký một cách tự động chỉ với vài bước đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Premiumvns Shop:

Các bước thay đổi chữ ký tự động trong Outlook:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính → nhấp vào tab File (Tệp) ở góc trái thanh công cụ.

Bước 2: Tại giao diện File, chọn mục Options (Tùy chọn) để mở cửa sổ cài đặt.

Bước 3: Khi hộp thoại Outlook Options xuất hiện, chọn mục Mail (Thư) từ danh sách bên trái → tìm dòng có nội dung Create or modify signatures for messages → nhấn vào nút Signatures… (Chữ ký).

Bước 4: Giao diện Signatures and Stationery sẽ hiển thị. Ở mục Select signature to edit, chọn chữ ký bạn muốn thay đổi.

Tại phần Edit signature (Sửa chữ ký), bạn có thể:

• Thay đổi nội dung (tên, chức danh, thông tin liên hệ,…)
• Cập nhật hình ảnh/logo mới
• Thay đổi định dạng văn bản (font, màu, kích thước, căn lề,…)
• Chèn liên kết đến website, mạng xã hội hoặc QR code

Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn OK để lưu lại tất cả thay đổi. Chữ ký mới sẽ tự động được áp dụng cho các email tiếp theo.

Hy vọng với top 6 cách tạo chữ ký trong email Office 365 cực đơn giản, có thể chèn logo chuyên nghiệp mà Premiumvns Shop vừa chia sẻ, bạn đã dễ dàng thiết lập cho mình một mẫu chữ ký ấn tượng, thể hiện được phong cách cá nhân hoặc dấu ấn thương hiệu. Dù bạn làm việc trên máy tính, điện thoại hay qua trình duyệt, chỉ cần vài thao tác là bạn đã có thể nâng tầm tính chuyên nghiệp cho từng email gửi đi.

Nếu bạn chưa sở hữu bản quyền Office 365 để sử dụng đầy đủ các tính năng này, đừng quên Premiumvns Shop luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với các gói Office 365 giá tốt, bảo hành lâu dài và hỗ trợ nhanh chóng!